Sistem adalah serangkaian prosedur yang bila dipadukan akan membantu mencapai tujuan yang direncanakan. Salah satu pemahaman sederhana mengenai sistem adalah Anda memecah atau membagi aspek pekerjaan Anda menjadi bagian-bagian kecil yang mudah Anda kelola. Ini artinya sistem bukan hanya tentang “apa”, tetapi juga tentang “bagaimana”.
Sistem muncul sebagai suatu konsep dan praktik mungkin didasarkan pada kenyataan bahwa manusia memiliki kelemahan dan dan rentan terhadap berbagai hal, seperti kekeliruan, lupa, bias kognitif, atribusi, berkurang atau hilangnya motivasi, ketidakkonsistenan, atau ketidakpercayaan. Melalui sistem, harapannya semua kelemahan dan kerentanan tersebut dapat diminimalkan dengan serangkaian prosedur dan aturan yang harus diikuti.
Contoh-contoh dari aktivitas dalam sebuah sistem: Tambahkan dan tingkatkan ketelitian pada proses Anda. Perbaiki lalu lintas dan pasokan informasi dan data Anda. Atur ulang pendekatan pengarsipan data Anda. Periksa kembali dan tentukan daftar prioritas Anda.
Sistem memerlukan struktur, konsistensi, dan komitmen. Sistem tidak akan berhasil jika Anda melakukannya hanya untuk sementara.